Soluzione Archiviazione Elettronica Documenti

La Soluzione Archiviazione Elettronica Documenti Data Ufficio risolve le problematiche principali di una gestione documenti di un CAF:

• Archiviazione e Consultazione dei Documenti Allegati alla dichiarazione
• Archiviazione e Conservazione Elettronica Sostitutiva dei Documenti
• Gestione Elettronica dello stoccaggio dei documenti cartacei

Archiviazione e Consultazione dei Documenti Allegati alla dichiarazione

L’esigenza primaria di un CAF è quella di ricercare e riprodurre la documentazione allegata ed utilizzata per la compilazione di una dichiarazione dei reditti. La necessità di riprodurre la documentazione nasce anche dalle verifiche effettuate, per i normali controlli, dall’Agenzia dell’Entrate. Per un CAF centrale e per le sue sedi/centri di raccolta periferici è molto difficile riprodurre in tempi brevi la documentazione richiesta. La soluzione proposta dalla Data Ufficio, permette di memorizzare in formato elettronico tutta la documentazione che viene allegata alla dichiarazione. L’acquisizione della documentazione può avvenire sia in fase di compilazione della dichiarazione e sia in modo automatico per tutte le dichiarazioni compilate. Con questa soluzione potrete ricercare e riprodurre la documentazione in pochissimo tempo. Tutta la documentazione può essere trasmessa on line e trasferita nella server farm della Data Ufficio.

Archiviazione e Conservazione Elettronica Sostitutiva dei Documenti

Una volta archiviati i documenti allegati alla dichiarazione e prodotto il file telematico, l’intera documentazione può essere archiviata elettronicamente secondo le norme a validità legale (Delibera CNIPA n° 11/2004). Le ultime disposizioni in materia permettono di conservare in modo “sostitutivo” l’intera documentazione e “gettare” il supporto cartaceo. L’intero processo di scansione, memorizzazione e archiviazione a validità legale è completamente automatico e on line. Questa soluzione permette notevole risparmio di tempo, spazio e aumento della produttività.

Gestione Elettronica dello stoccaggio dei documenti cartacei

Senza l’utilizzo della conservazione sostitutiva a validità legale, nasce l’esigenza di dover gestire l’intero stoccaggio dei documenti cartacei. La soluzione Data Ufficio permette di archiviare le cartelle, contenenti la documentazione, con una codice a barre. Quest’ultimo permette di rintracciare in modo molto semplice e veloce la documentazione cartacea archiviata in magazzini o locali. Nella procedura informatica verrà riportato, per ogni dichiarazione, l’indicazione dell’ubicazione fisica della cartella contenente la documentazione.

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