Consulenza sulla Gestione della Privacy

1. Sopralluogo e ricognizione preliminare

Si tratta del necessario sopralluogo e dell’indispensabile ricognizione preliminare della realtà aziendale che dovrà essere messa a norma ai sensi del Codice della Privacy e del disciplinare tecnico ad esso allegato, attraverso un attento esame:

• delle apparecchiature informatiche e dei luoghi fisici in cui sono custoditi i dati
• dei dati trattati al fine della identificazione tipologica degli stessi
• identificazione dei dati trattati e delle misure di sicurezza già poste in essere
• della presenza degli eventuali soggetti esterni a cui vengono comunicati i dati personali ai sensi del codice sul trattamento dei dati personali
• delle banche dati soggette a protezione
• della tipologia di dispositivi di accesso e dei rischi che incombono sui dati
• delle misure già poste in essere e di quelle ulteriori che si riveleranno necessarie
• degli strumenti preesistenti e di quelli, ulteriori, necessari per predisporre il disaster recovery
• del grado di conoscenza della materia e dei relativi rischi da parte del personale e pianificazione contestuale degli interventi formativi previsti dal codice sul trattamento dei dati personali
• redazione di una check list necessaria alla compilazione del Documento Programmatico della Sicurezza

2. Identificazione ruoli e organigramma

In base al tipo di attività svolta ed alla tipologia dei dati trattati, si provvede:

• all’individuazione del Titolare, Responsabili ed Incaricati (All. B 19.1 – 19.2)
• alla predisposizione delle Nomine per Responsabili ed Incaricati

3. Redazione del Documento Programmatico sulla Sicurezza

Dopo aver raccolto informazioni sui luoghi fisici, sulle risorse hardware e software, sul personale incaricato e responsabile, si elabora, ove necessario:

• l'analisi dei rischi
• la redazione scritta del Documento Programmatico sulla Sicurezza dei dati personali (ai sensi del Codice della Privacy e del relativo disciplinare tecnico)

4. Predisposizione modelli per informativa, consenso, lettere di incarico

In base al tipo di attività svolta ed alla fenomenologia dei dati trattati si provvederà alla predisposizione di:

• modelli relativi all’informativa ed al consenso (clienti, fornitori e dipendenti)
• avvertenze da applicare in calce alle e-mail, ai fax e alle lettere
• modulistica e comunicazioni varie: istruzioni al personale addetto alla pulizia degli uffici e/o alla manutenzione degli strumenti elettronici, autorizzazione per l'accesso alla struttura dei fornitori di servizi

5. Interventi formativi obbligatori

Si provvede alla pianificazione della formazione obbligatoria aziendale, attraverso:

• incontri formativi per i responsabili ed incaricati
• un manuale contenente le istruzioni agli incaricati
• un vademecum sulle misure minime di sicurezza da adottare
• corso di formazione on-line

6. Aggiornamento annuale

Data Ufficio fornisce:

• la revisione del DPS entro il 31/03 di ogni anno, e della documentazione interna obbligatoria (informativa, consenso, nomine del responsabile e degli incaricati)
• l'aggiornamento periodico sulle novità legislative
• la gestione delle scadenze periodiche